A pergunta
Todo mês, a planilha de fechamento chega com dezenas de linhas e colunas. E todo mês alguém precisa transformá-la num relatório para a diretoria. O risco é entregar a planilha com outra roupa: os mesmos números, agora em gráficos, sem dizer o que eles significam.
A pergunta é: como fazer um relatório que a diretoria leia em poucos minutos e saia sabendo como foi o mês, onde está o risco e o que decidir?
O caminho
O trabalho pesado não é montar o documento. É ler os números direito e escrever o que importa. O caminho tem uma estrutura fixa e cinco regras de conteúdo.
- 1Destaques
De três a cinco indicadores, com valor e variação.
- 2Resumo executivo
Um parágrafo. Se a pessoa só ler isto, precisa sair sabendo como foi o mês e onde está o risco.
- 3Análise por tema
De três a quatro tópicos, cada um com um parágrafo curto.
- 4Recomendações
De três a quatro, acionáveis, na ordem de impacto.
- 5Próximos passos
Ação, responsável e prazo.
- 6Premissas e limitações
De onde vieram os dados e o que faltou.
A ordem fixa tem um motivo: depois de alguns meses, a diretoria aprende a ler o documento no automático e vai direto ao que precisa.
O resultado
O resultado é um relatório de duas páginas, com no máximo três gráficos. Cada gráfico responde a uma pergunta levantada pelo texto. O topo fica mais ou menos assim (valores ilustrativos):
Repare no detalhe: a receita subiu, mas a margem caiu. Um relatório que só celebra os 8,4% esconde a notícia mais importante do mês. É nesse cruzamento que o relatório ganha valor, porque um resultado bom com causa frágil é, na verdade, um alerta.
Para quem quer se aprofundarRegras de escrita e checagem antes de enviar
A escrita segue um padrão: frases curtas, um parágrafo por ideia, nada de “conforme podemos observar”. Percentuais com uma casa decimal e vírgula (8,4%), valores grandes abreviados (R$ 1,24 mi), variação de percentuais em pontos percentuais (p.p.). O texto não descreve o gráfico: diz o que ele significa.
Antes de enviar, confere-se: cada número do texto bate com a planilha, as variações foram calculadas e não estimadas de cabeça, e o período do fechamento está certo.
Na prática, a planilha é inspecionada por um script antes de qualquer análise, porque a estrutura muda de mês para mês. As contas são feitas em Python, os gráficos usam sempre o mesmo padrão visual e o documento final é gerado em PDF.